“Overgang naar Axxerion ging goed en alle systemen, websites en Apps konden live zoals gepland.”
Communicatie-ondersteuning DUWO overstap (nieuw) administratie-systeem
We ondersteunden DUWO bij zowel hun interne als externe communicatie rondom de overgang naar het nieuwe ERP-systeem Axxerion.
Projectdetails
Opdrachtgever: DUWO
Focusthema: communicatie
De klantvraag
DUWO is na een traject van ongeveer twee jaar, inclusief het selectieproces, in het weekend van 11-13 maart overgegaan op een nieuw administratiesysteem, Axxerion. Dat had en heeft grote impact op de organisatie en ook op stakeholders die gebruik maken van data uit het systeem van DUWO. Denk bij de stakeholders aan de onderwijsinstellingen en huurdersorganisaties. Om het projectteam de ruimte te geven zich te focussen op de inhoud, werd Vannimwegen gevraagd te ondersteunen bij de interne en externe communicatie. Medewerkers wilden graag meer weten over de planning en wat de invoering van het systeem betekent voor hun werkzaamheden.
Onze aanpak
Het doel van de interne communicatie was om collega’s te informeren, enthousiast te maken voor en de zorgen onder collega’s over een nieuw systeem weg te nemen. We maakten bijvoorbeeld wekelijks een nieuwsbrief en interviewden daarvoor elke week een andere collega. Door aan te sluiten bij diverse overleggen en in te lezen in de beschikbare informatie was het mogelijk om de informatie begrijpelijk over te brengen. En namen we hen mee naar het moment van livegang. Rondom de livegang van Axxerion zorgden we voor aandacht met onder andere een screensaver, weggevertje en nieuwsberichten op intranet. Ook ondersteunden we collega’s in hun communicatie richting externe partijen zoals de onderwijsinstellingen, huurdersorganisaties en natuurlijk de huurders. Het projectteam Axxerion van ongeveer 130 mensen (collega’s en 2 leveranciers, Spacewell en Zig) ondersteunden we een aantal keer in hun niet aflatende inzet met een attentie. We sloten intern af met een interactieve online bijeenkomst ‘Ask me anything’, die DUWO met regelmaat organiseert en deze keer specifiek over Axxerion ging. En we organiseren een feest voor het projectteam om hen te bedanken voor hun inzet.
Het resultaat
Vannimwegen zorgde met het kernteam voor de inhoud en coördineerde de vormgeving met de communicatieafdeling van DUWO. De samenwerking met het kernteam (Jelle van Kempen, Jolieke Peters en Hans Pluim) en de communicatieafdeling (Varisha Aksit) werkte heel prettig, waardoor we gezamenlijk alle collega’s en stakeholders op een zorgvuldige en leuke manier konden meenemen in dit omvangrijke project. Complimenten aan het deskundige kernteam van DUWO! Zij hebben met het hele projectteam werkelijk aan alle details gedacht. Daardoor verliep de overgang naar Axxerion in het weekend van 11-13 maart goed en konden alle systemen, websites en Apps weer live op 14 maart zoals gepland.Simone Bes
Meer weten?
Simone of Dieuwertje vertelt je graag meer.
Simone: 06 29 03 57 21
Dieuwertje: 06 18 74 62 95