Meer weten?
John vertelt je er graag meer over
06 20 53 37 83
Interview Alfred van den Bosch: van samenwerken naar samen ondernemen
Hoe groter, hoe complexer
Naarmate een organisatie groeit neemt de complexiteit toe. Groei leidt vaak tot meer regels, procedures en verplichtingen om in control te blijven. Dit heeft niet alleen invloed op de wendbaarheid van de organisatie, maar kan ook de kosten flink opdrijven. Een treffend voorbeeld hiervan zijn de rapportagekosten. Tijdens een analyse van dergelijke kosten binnen een organisatie berekenden we ooit de kostprijs van een rapportage. Bestuurders waren geschokt door de omvang ervan. Het leidde tot een zoektocht om de (tijd die besteed werd aan) rapportages te verminderen en op zoek te gaan naar een betere balans.
21 januari 2025
Toenemende regelkosten
In grotere organisaties zien we vaak dat de zogenaamde regelkosten – de kosten die gepaard gaan met naleving van regels, procedures en rapportages – exponentieel toenemen. Vooral stafafdelingen zoals financiën, compliance en HRM hebben de neiging om processen steeds verder te perfectioneren. Hoewel dit waardevol kan zijn, ontstaat het risico dat deze afdelingen elkaar bezighouden zonder directe toegevoegde waarde voor de organisatie als geheel.
Om grip te krijgen op de kosten en activiteiten binnen een organisatie, is het nuttig deze op te delen in drie categorieën:
- Activiteiten die direct bijdragen aan de purpose of klantwaarde
Dit zijn de kernactiviteiten van de organisatie, zoals het verhuren van woningen of het beheren van vastgoed. Om maximale waarde te leveren tegen minimale kosten is het belangrijk deze activiteiten zo optimaal en efficiënt mogelijk te organiseren. - Activiteiten die noodzakelijk zijn, maar geen directe waarde toevoegen
Denk hierbij aan wettelijke verplichtingen zoals belastingaangiftes, compliance-eisen of interne controles. Omdat deze activiteiten onvermijdelijk zijn, is het belangrijk ze zo eenvoudig en kosteneffectief mogelijk in te richten. Minimalisatie van tijd en middelen is hierbij essentieel. - Activiteiten die niet noodzakelijk zijn én geen waarde toevoegen
Dit zijn overbodige processen, onnodige rapportages en vergaderingen zonder concreet doel. Deze activiteiten belasten de organisatie onnodig. Zoek actief naar deze activiteiten en zet ze stop.
Rol van het bestuur
Het beheersen van bureaucratie en kosten is wellicht niet het eerste waar een bestuurder aan denkt of mee bezig is. Toch hebben bestuurders hierin een cruciale rol, vooral door voorbeeldgedrag te tonen en aandacht te geven aan de driedeling die hierboven is benoemd.
Een bestuurder toont voorbeeldgedrag door bijvoorbeeld vergaderingen strak te leiden en duidelijk te maken waarom het soms nodig is om van het doel af te wijken. Daarnaast is het belangrijk om geen onnodige details te vragen voor rapportages of besluitvormingsdocumenten. Is de informatie noodzakelijk om te verantwoorden, te sturen of te besluiten is een belangrijke toetsvraag. Bovendien kan een bestuurder tegengas geven aan externe partijen, zoals accountants, die steeds verdergaande adviezen geven over risicobeheersing en procesmonitoring. Het is belangrijk om samen te bepalen waar de grens ligt tussen de tijd en middelen die dit kost en de daadwerkelijke toegevoegde waarde.
Aanpak om bureaucratie en kosten te beheersen
Het is essentieel dat organisaties een kritische blik werpen op hun interne processen en prioriteiten. De volgende aanpak kan helpen om bureaucratie en kosten te beperken:
- Inventarisatie en analyse van activiteiten: Breng in kaart welke processen waarde toevoegen, noodzakelijk zijn of kunnen worden geschrapt.
- Efficiëntieverbetering: Automatiseer routinematige processen en beperk administratieve handelingen.
- Heldere prioriteiten: Geef voorrang aan activiteiten die bijdragen aan klantwaarde en minimaliseer aandacht voor interne optimalisaties zonder extern effect.
- Bewustwording van kosten: Maak transparant wat bepaalde processen of rapportages kosten, zodat bestuurders bewuste keuzes kunnen maken.
Conclusie
Groei en professionalisering brengen onvermijdelijk meer regels en bureaucratie met zich mee. Toch is het cruciaal om deze toename in balans te houden met de toegevoegde waarde voor klanten. Dus beoordeel regelmatig kritisch de activiteiten in je organisatie en focus op efficiëntie. Minimaliseer noodzakelijke, maar niet waarde-toevoegende processen. Zo voorkom je als organisatie dat je jezelf onnodig belast met “moetjes” en kosten die de effectiviteit ondermijnen.
John Lambrechts